最近,一個在互聯網公司上班,做平面設計工作的朋友抱怨,平時經常收到各個部門的設計任務,每個任務都催得很急。所以,她有些招架不住,因為分不清哪個是真的急,所以只能誰催得急,就先做誰的。其實,她這樣的處理方式,對公司整體工作的推進來說,是非常不利的。

在解決這個問題之前,我們可以先一起模擬一個架構:把“公司”看作是一片待開發的土地;把“項目”看作是土地上的樓盤、花園、停車場、健身房等等;把“任務”看作是蓋樓、建花園這些工作。

“公司”為了快速回收資金,必然會催促每一個“項目”都能同時、并行完成。所以,如果你是那個平面設計師,只是把自己放在“任務”這個維度里,那自然就像是革命的一塊磚,哪里有需要就往哪里搬。

誠然,如果公司的組織架構清晰完整,這個在“任務”維度中的員工不會有什么問題,但是實際上,很公司為了節約開支,往往是同時接受多個任務,甚至一人身兼多職,自然就會出現這位朋友一樣的困擾。

但是,如果我們換一個角度來看問題,將自己從“任務”角色的維度,拔高到“項目”成員的高度,也就是把自己從"搬磚"的角色,上升到"蓋樓"的角色,自然會對整個項目的整體規劃做一些了解,從而更加容易識別其優先級,也更利于自己對手頭的“任務”進行優先級排序,進而有條不紊的開展工作。

當然,作為一名普通的職員,要了解項目的全貌,可能需要一定的權限。所以我建議,將她的困擾反饋到公司管理層,讓自己積極參與到項目中去,從而使自己充分的掌控項目中與自己有關的那部分任務的進度,而不是被動接受任務。

我們今天不聊怎么反饋,重點說一下如何建立項目管理思維。工作實踐告訴我們,有一個健康的思維意識,才是改變困境的前提。

01、認清流程、任務、問題,各個擊破高效工作

著名的管理學圖書《流程圣經:讓流程自動管理績效》中提到,公司最重要的績效,首先是組織、流程層面的績效,其次才是崗位績效。項目的臨時性,讓項目團隊這個組織的每個崗位都有一個明確而共同的目標。

因此,一個項目要達到預期的目標,就需要這個項目的團隊成員都可以理解這個項目中的流程、任務、問題及其相互之間的邏輯關系,才能讓各個團隊成員緊密配合,真正實現讓流程自動管理績效。

筆者認為,無論是否置身于項目,一個好的工作管理,應該具備以下幾個要素:

1、有明確的歸屬關系,從而判斷主次輕重,確定優先級;

2、有明確的工作目標與要求,讓結果很直觀的呈現;

3、有明確的優先級:最主要的作用是確定當前最迫切的任務;

4、有明確的負責人與協助人:幫你在協調工作時,找對人,做對事;

5、有明確開始與結束的時間節點:確定工期,以預計任務進度;

6、有明確的狀態:明確任務是未開始、已開始、已結束中的哪種狀態,利于協調;

7、適合歷史查閱:日報、周報、月報、年度總結都可以有跡可循,便于復盤與回顧。

例如,如果用項目管理的思維來辦一場婚禮。則應將其需要準備的事項視為有一定歸屬關系的任務,從而列出任務明細和時間表,比如籌辦一場婚禮,當婚禮日期確定后,什么時候拍婚紗照、確定宴席名單、備齊婚禮所需的物品、發送請帖邀請賓客。都是有一定先后順序,邏輯關系的。只有按照以上這些要素列進任務表,才會忙而不亂。

而如果我們的是項目研發一款數碼相機,那么在公司決定開發這款產品的時候,往往需要先進行前期的市場調研、可行性分析,然后充分進行可行性評審,才決定立項、開案等,同時會指定項目經理、確定項目團隊各個負責人等。除了可行性評估,期間還會有研發計劃評審,結構開發評審,電子開發評審,試生產評審,量產評審等。

而且,這個階段的各種評審都有公司既定的流程,都有嚴格的先后順序。因此,只有遵從相關的流程,完成相關的任務,才能順利讓該項目向前推進。而項目經理在安排項目計劃時,就會根據這些流程、任務的關聯性,設置Schedules(時間表),并逐個完成。

只是無論是工作上,還是生活上,很多時候都會出現計劃趕不上變化的情況,因此,就需要我們能夠有項目管理的流程思維、問題思維。遇到流程問題,就按照流程處理,遇到問題,就需要有臨時對策、永久對策,并各個擊破,才能使項目進度盡在掌握。

02、分解工作任務,穩扎穩打步步為營

如上文所述,項目管理可以分解為多個項目任務,同時在推進的過程中,不僅需要符合現有的流程,而且需要充分考慮其與任務的關聯性,因此每個項目成員都需要綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟,然后將它們分解成一個個能夠看到具體成果的任務,并且在整個過程中可以隨時地監控它的完成進展和狀態。

在這方面,用項目管理的WBS(工作分解結構)來分解各個層級任務的關聯性、邏輯關系,是運用該種項目思維的關鍵所在。目前,項目管理的軟件也非常多,例如最早的甘特圖、project,以及近年的各種辦公軟件,包括阿里釘釘、騰訊的企業微信、字節跳動推出的飛書等,都融入了一些項目管理的元素。

這些軟件,對于提高人們日常的工作效率,都是非常有幫助的。因此,在項目管理過程中,善用工具也是提高工作效率的方法之一。

03、時刻準備Plan B,忙而不亂處變不驚

俗話說:一顆紅星,兩個準備。優秀的管理者,都懂得制定plan B,也就是備用方案。因為計劃中的任何事項的變動,都會影響其它任務的計劃,甚至影響全局,導致項目整體進度延誤。而B計劃在很多時候是應對風險必備的計劃,也許它不一定會執行,但是會讓你在執行A計劃的時候更加堅定、果斷,更會讓你具有安全感。這種風險控制思維,也可以避免我們在遇到外界因素引起的變化與異常時,驚慌失措。

總而言之,項目管理思維,是職場達人必備的思維模式,也是一個職場新人逐漸成熟的標志。相關調研數據表明,即使一個人從未接觸過項目管理,通過長期的工作經驗積累,也會慢慢形成這種處理問題的方式,只是這個過程,需要付出很多不必要的代價。

最后,在任務細分上,還需要有輸入、輸出的思維。因為理論上每個任務的完成,都是一個工作內容輸入到工作成果輸出的過程。在世界500強的制造企業富士康,就有這樣一個說法,一個公司的運轉就是系統,而系統都是流程+表單構成的。一個公司和一個項目都是如此。流程是做事情的先后順序,表單是其工作成果的呈現。

而項目管理思維,就是讓我們所有的工作都有結果呈現的重要保障。所以,提升自己的項目管理思維的過程,就是不斷進行自我成長的過程,而項目管理思維的形成,也是一個人走向管理層,甚至更高職位的必經之路。

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